menyiapkan presentasi dengan multimedia
Pendahuluan
Presentasi di kalangan akademisi
merupakan salah satu kegiatan pokok yang secara rutin dilakukan baik di depan
kelas dalam kuliah maupun di hadapan peserta seminar, lokakarya, pelatihan dan
kegiatan pertemuan ilmiah lainnya. Presentasi yang baik tentunya harus dapat
menyampaikan isi dan maksud dari yang dipresentasikan ke tujuan presentasi
dengan tepat dan efisien. Untuk keakuratan data, angka, gambar, konsistensi
presentasi, bentuk-bentuk tampilan yang mudah dimengerti, keindahan dan
lain-lain maka bantuan komputer dalam menyiapkan presentasi sekarang ini sudah
merupakan kebutuhan, bahkan mungkin sudah merupakan keharusan. Banyak
program-program aplikasi yang dapat digunakan untuk membuat presentasi antara
lain seperti: Microsoft Powerpoint, Freelance Graphics for Windows, dan Harvard
Graphics. Bahkan program aplikasi seperti MS Excel for Windows, Lotus 123 for
Windows, dan masih banyak lagi program lain yang dilengkapi kemampuan membuat
presentasi grafik.
Paper ini akan membahas Microsoft
Powerpoint for Windows sebagai salah satu program aplikasi dalam menyiapkan
presentasi, khususnya dengan multimedia. Microsoft Powerpoint adalah aplikasi
penyusun presentasi terpopuler saat ini dimana Powerpoint terbaru adalah Powerpoint
97 for Windows 95. Powerpoint ini didukung secara penuh oleh fasilitas Windows
95 seperti nama file yang panjang, multitasking, drag and drop, scrap dan
lain-lain.
Kunci utama untuk dapat menyajikan
presentasi dengan baik adalah persiapan yang matang. Persiapan yang matang
mencakup banyak hal, misalnya penguasaan materi yang akan dipresentasikan,
persiapan fisik penyaji termasuk penampilan dan juga persiapan peralatan yang
akan digunakan. Dalam pembahasan ini hanya akan diuraikan tentang penyiapan
materi yang akan dipresentasikan dan persiapan peralatan yang diperlukan. Lebih
khusus lagi adalah penyiapan materi presentasi dengan menggunakan teknologi
informasi modern dalam hal ini teknologi multi media.
Dalam rangka menyajikan presentasi
multi media kita perlu mempersiapkan dan melakukan beberapa langkah misalnya: penyiapan
materi atau isi presentasi, persiapan perangkat keras, persiapan
perangkat lunak, pembuatan presentasi multi media, persiapan
akhir dan penyajian presentasi.
PENYIAPAN MATERI
Konsep materi atau isi presentasi
sebelumnya perlu dipersiapkan pada secarik kertas untuk memudahkan kita dalam
membuat presentasi dengan program MS-Office Power Point. Pada bagian ini
Anda perlu memperhitungkan waktu yang tersedia untuk menyampaikan
presentasi, siapa yang akan mendengarkan dan menyaksikan presentasi serta untuk
tujuan apa Anda melakukan presentasi. Untuk bagian ini Anda sebagai pembuat
konsep presentasi lebih mengetahui apa yang akan disajikan.
Penyiapan Perangkat Keras atau Peralatan
Perangkat keras yang dibutuhkan
untuk presentasi multi media adalah:
- Komputer. Jenis komputer yang dibutuhkan untuk keperluan ini minimal harus mampu menjalankan program Windows (lebih baik kalau Windows 95) dan tidak terlalu lambat kalau menjalankan program MS-Office Power Point versi terbaru. Untuk itu setidaknya diperlukan processor 486 dan RAM minimal 8 MB. Akan lebih baik lagi jika komputer yang digunakan memiliki fasilitas Sound Card dan loud speaker sehingga efek suara dapat pula terdengar oleh peserta presentasi.
- DataShow. DataShow yang diperlukan lebih baik jika DataShow dari tipe yang tidak memerlukan lagi perangkat OHP (Over Head Projector). Jadi sebaiknya pilih DataShow atau LCD Projector yang hanya perlu dihubungkan dengan komputer untuk langsung menyorotkan data ke layar. Untuk keperluan ini ada beberapa merek yang terkenal antara lain misalnya INFOCUS.
- Layar. Kebutuhan akan layar untuk memproyeksikan data agar dapat dilihat oleh seluruh peserta presentasi sangat mendukung. Untuk itu diperlukan sebuah layar yang cukup lebar dan mudah diatur posisinya. Sebenarnya menyorotkan data ke dinding tembok pun cukup memadai, namun ada kalanya kita kesulitan mendapatkan posisi yang cocok agar tayangan dapat dilihat dengan jelas oleh seluruh peserta termasuk oleh penyaji.
Penyiapan Perangkat Lunak
Ada beberapa jenis perangkat lunak
yang dapat digunakan untuk membuat presentasi multi media, antara lain misalnya
Harvard Graphics dan Power Point dari MS Office family atau
Astound. Dalam memilih perangkat lunak yang akan digunakan selain aspek
kemudahan dan kelengkapan fasilitasnya, perlu pula diperhatikan aspek ketersediaan
atau kemudahan mendapatkan program itu. Meskipun kita telah membuat materi
presentasi kita dengan program yang sangat canggih, tetapi pada saat akan
mempresentasikan di suatu tempat kita sulit mendapatkan program yang sesuai
untuk menjalankannya, maka materi presentasi yang telah kita buat akan sia-sia
saja. Karena itu kita harus memilih program yang mudah didapatkan dimana-mana.
Untuk yang satu ini program seperti Power Point dari MS Office
termasuk yang paling mudah didapatkan. Pada umumnya komputer dengan sistem Windows,
apalagi Windows 95 selalu disertai dengan program MS-Office family.
Di antara program MS-Office family maka yang hampir selalu ada adalah MS-Word,
MS-Excel, MS-Access dan MS-PowerPoint. Jadi boleh dikatakan bahwa
hampir semua komputer yang sistem operasinya Windows 95 memiliki program
MS-Office Power Point.
Sehubungan dengan itu maka dalam
uraian ini akan dibahas cara-cara membuat presentasi multi media dengan
menggunakan program MS-Office Power Point.
Pembuatan Materi Presentasi
Cara dan teknik pembuatan presentasi
dengan menggunakan program MS-Office akan diuraikan secara lebih lengkap pada
bagian akhir uraian ini.
Persiapan akhir
Jika semua sudah dipersiapkan dengan
baik, maka ada satu hal lagi yang juga perlu dipikirkan. Satu hal ini yang
perlu mendapat perhatian adalah rencana kedua kita jika ternyata di lapangan
terjadi gangguan dalam presentasi. Terutama gangguan jika komputer atau datashow
tidak dapat berfungsi dengan baik. Untuk itu perlu dipersiapkan materi
presentasi yang dapat disajikan meskipun datashow atau komputer tidak
dapat berfungsi dengan baik Karena itu kita pun perlu membuat materi presentasi
dengan format biasa, yaitu menyiapkan transparansi biasa. Untuk membuat materi
ini sehingga mirip dengan materi yang akan kita sajikan dengan sistem multi
media, materi tranparansi dapat dicetak dengan menggunakan program yang sama.
Untuk itu dapat dilakukan dengan dua cara. Pertama dengan mencetak langsung
materi presentasi pada kertas HVS biasa. Kemudian hasil cetakan itu difotocopy
ke plastik transparansi biasa. Cara kedua adalah dengan mencetak langsung dari MS-PowerPoint
ke plastik transparansi. Untuk ini bisa dengan tinta hitam putih yaitu dengan
printer biasa. Bisa pula supaya lebih menarik dicetak pada plastik transparansi
khusus dengan tinta berwarna pada printer berwarna laser atau jenis deskjet.
Merancang dan Membuat Presentasi
Merancang dan membuat presentasi
yang baik dengan menggunakan program MS-Office PowerPoint sesungguhnya
sangat tergantung kepada kreatifitas dan citra seni kita. Bahkan mungkin boleh
dikatakan bahwa membuat presentasi dengan program ini tidak ubahnya seperti
membuat suatu karya seni. Fasilitas yang disediakan begitu banyak sehingga
begitu beragam bentuk yang dapat dibuat. Dapat dikatakan bahwa kita dapat membuat karya yang sangat beragam
dan indah, tergantung dari kemauan dan kreatifitas kita. Cara yang terbaik
untuk membuat presentasi multi media yang baik adalah dengan mencoba berbagai
fasilitas yang ada. Untuk mengetahui apa yang dapat dilakukan dengan MS-Office
PowerPoint, Anda dapat melihat daftar/tabel bentuk dan format yang dapat
dibuat dengan program ini pada bagian belakang makalah ini.
Teknik Membuat Presentasi Dengan
Power Point
Langkah-langkah pembuatan presentasi
dengan MS-Office Power Point. Langkah-langkah ini hanya dapat dipahami
dengan baik jika dibaca sambil menjalankan program MS-Office PowerPoint.
(Pada umumnya secara prinsip langkah
berikut hampir sama untuk Windows 3XX dan Windows 95)
- Jalankan program Windows
- Double Click Icon PowerPoint
- Terdapat empat pilihan yaitu:
- AutoContenwizard
- Template
- Blank presentation
- Open existing presentation
AutoContent wizard
memberi kita pilihan teks presentasi yang sudah jadi sesuai dengan jenis
presentasi yang diinginkan. Teks tersbut membantu kita dengan memberi ide
tentang apa yang dapat kita ikuti. Kita tinggal memilih dan mengganti
tulisannya sesuai dengan teks yang akan kita tulis.
Template memberi kita
pilihan format latar belakang frame/slide presentasi yang diinginkan.
Kita dapat memilih jenis latar belakang dan mengetik teks yang akan kita
tayangkan.
Blank presentation hanya
memberi format teks kosong untuk dipilih sesuai dengan kebutuhan. Kita kemudian
harus memilih lagi format frame/slide dan latar belakang frame/slide.
- Untuk membuat presentasi baru maka kita bisa memilih salah satu dari tiga pilihan pertama.
Misalnya kita memilih AutoContent wizard yaitu
pilihan pertama:
- Double icon AutoContent wizard, maka akan muncul menu dengan pilihan berikut:
o Start
o Presentation type
o Output options
o Presentation style
o Presentation options
o Finish
- Click Presentation style dengan mouse untuk memilih jenis presentasi yang diinginkan. Disini disediakan contoh-contoh sejumlah frame/slide sesuai dengan jenis presentasi yang akan ditayangkan. Pilihlan salah satu yang kiranya sesuai dengan jenis presentasi yang akan Anda buat.
o All
o General
o Corporate
o Projects
o Operations/HR
o Sales/marketing
o Personnel
o Carnegi Coach
- Click Output options untuk memilih bentuk keluaran. Disini tentu Anda memilih pilihan pertama yaitu presentation. Pilihan Internet berarti presentasi yang kita buat akan ditayangkan di Internet sebagai format HTML.
o Presentasi
o Internet
- Click Presentations style untuk memilih format keluaran. Pilih On-screen Presentation (defaultnya) untuk membuat presentasi Anda berwarna.
o On-screen presentation
o Black and white
o Color overheads
o 35 mm slides, serta pilihan untuk mencetak panduan
- Presentation options untuk memberi informasi atau keterangan tentang presentasi yang kita buat
- Terakhir click Finish untuk menyelesaikan parameter presentasi.
- Kemudian akan muncul template tulisan yang telah terisi untuk kita ganti tulisannya sesuai dengan materi presentasi yang akan dibuat.
- Double click pada frame yang ingin diubah
- Ganti tulisan yang telah ada sesuai dengan tulisan materi kita
- Pilih jenis FONT (huruf) yang telah disediakan. Pilih yang indah tetapi tetap mudah dibaca.
- Pilih ukuran (size) FONT. Pilih besar huruf yang sesuai. Biasanya sudah dibuat ukuran default (tetapan) yang sesuai dengan jenis huruf yang dipilih.
- Pilih warna huruf. Kita dapat mengganti warna huruf dari spektrum warna yang disediakan.
- Pilih warna latar belakang. Warna latar belakang dapat dipilih dari berbagai pilihan yang sangat luas.
- Pilih efek latar belakang. Efek warna latar belakang pun dapat dipilih dari berbagai pilihan.
- Pilih dan sisipkan gambar kalau diinginkan (bisa diatur besar dan posisinya).
- Pilih efek transisi antar frame/slide. Efek transisi ini mengatur cara perpindahan antar frame/slide.
- Pilih efek masuknya tulisan termasuk efek suara. Pilihan ini mengatur cara masuknya tulisan/huruf dalam satu frame/slide. Begitu banyak pilihan yang dapat diambil.
- Selalu menyimpan (save) berkas setiap selesai membuat satu frame/slide.
- Buat frame/slide baru dengan mengklik Insert – New Slide.
- Selanjutnya lakukan langkah 8 sampai dengan langkah 18 atau 19.
Cara
lain kalau kita memilih Template
- Double click icon Template. Menggunakan teknik menurut penulis adalah yang paling praktis dan mudah.
- Pilih bentuk template. Ada beberapa jenis bentuk template dengan beragam latar belakang yang sangat menarik.
- Ketik tulisan yang ingin dipresentasikan pada template yang dipilih
- Selanjutnya sama dengan nomor urut 10 sampai dengan nomor 18 atau 19.
Cara
lain kalau kita memilih Blank presentation
- Double click icon Blank presentation. Bedanya dengan pilihan kedua adalah bahwa disini tidak disediakan template dengan pilihan latar belakang yang menarik, melainkan halaman template kosong (tidak ada warna dan format latar belakang). Kita harus membuat sediri warna dan bentuknya.
- Pilih bentuk template.
- Ketik tulisan yang ingin dipresentasikan.
- Selanjutnya sama dengan nomor urut 10 sampai dengan nomor 18 atau 19.
Penyajian Presentasi
Untuk mulai menyajikan presentasi multi media yang telah
kita buat periksa kembali persiapan dan peralatan yang diperlukan (komputer
yang sesuai, layar, LCD projector/datashow, speaker serta kabel-kabel).
Yakinkan bahwa semua peralatan sudah terpasang dan terinstall dengan baik.
Kemudian lakukan langkah-langkah berikut:
- Copykan file presentasi Anda (ekstensi PPT) ke dalam direktori tertentu untuk memudahkan dan mempercepat proses penayangan.
- Kemudian jalankan program windows.
- Double click icon program Power Point
- Double click icon Open existing presentation
- Cari dan double click file yang telah Anda copykan ke dalam harddisk komputer
- Click View
- Click Slide Show
- Selanjutnya majukan dan mundurkan slide sesuai keperluan
_selamat mecoba_
Ir. Abdul Rahman Saleh, M.Sc. . dan Drs. B.
Mustafa, M.Lib
Posted by Belantara
on 10.10. Filed under
menyiapkan presentasi dengan multimedia
.
You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0.
Feel free to leave a response
